Giám sát nhiệt độ kho lạnh sai cách: Dấu hiệu nhận biết

Màn hình kho lạnh vẫn hiển thị -18°C suốt cả tuần, sổ theo dõi cũng không ghi nhận bất thường, nhưng lô hàng xuất đi lại có dấu hiệu rã đông. Khi số liệu nhìn có vẻ ổn mà hàng vẫn gặp vấn đề, chưa nên vội kết luận máy lạnh hoạt động sai.

Nguyên nhân có thể nằm ở vị trí đặt cảm biến, cách ghi nhận dữ liệu hoặc thời điểm kiểm tra. Bài viết dưới đây Elitech Asia sẽ giúp bạn nhận biết những dấu hiệu thường gặp khi giám sát nhiệt độ kho lạnh sai cách và kiểm tra lại hệ thống theo từng điểm cụ thể.

Dấu hiệu nhận biết từ dữ liệu và thiết bị

Không phải lúc nào giám sát nhiệt độ sai cũng thể hiện bằng một con số vượt ngưỡng. Một số vấn đề chỉ có thể nhận ra khi nhìn vào cách dữ liệu được ghi và cách thiết bị đang được sử dụng.

Chỉ có một điểm đo cho cả kho, hoặc các điểm đo lệch nhau bất thường

Một thiết bị đo chỉ cho biết nhiệt độ tại đúng chỗ nó được đặt. Trong kho đông, luồng khí từ dàn lạnh, cửa ra vào và các khối hàng cao khiến nhiệt độ mỗi khu vực không giống nhau.

Ví dụ minh họa: kho cài đặt -18°C, cảm biến duy nhất gắn gần dàn lạnh ghi -19°C đều đặn. Trong khi đó, góc cuối kho phía sau khối pallet cao chỉ đạt -14°C. Dữ liệu trông rất ổn, nhưng phần hàng ở góc kho đang nằm ở mức nhiệt cao hơn yêu cầu 4°C.

Điều này có nghĩa một điểm đo không đại diện được cho cả kho. Với kho diện tích lớn, nhiều tầng kệ hoặc xếp hàng dày, dấu hiệu rõ nhất là cả kho chỉ có một thiết bị. Một dấu hiệu khác là có nhiều thiết bị nhưng không ai đối chiếu số liệu giữa chúng. Nếu các điểm đo chênh nhau vài độ C mà không có lý do, đó là tín hiệu cần xem lại: kho có thể có điểm nóng, hoặc một trong các thiết bị đã sai số.

Không có con số cố định cho câu hỏi “bao nhiêu điểm đo là đủ”, vì còn phụ thuộc diện tích, cách bố trí và yêu cầu kiểm soát của từng kho. Nguyên tắc dễ áp dụng là bắt đầu từ các vị trí rủi ro cao nhất: xa dàn lạnh, gần cửa, giữa khối hàng. Cách chọn giữa cảm biến rời và cảm biến liền thân để đặt đúng các vị trí này được phân tích ở bài nên chọn datalogger có cảm biến rời hay cảm biến liền thân máy cho kho đông lạnh.

Thiết bị lâu không hiệu chuẩn, số liệu trôi dần mà không ai kiểm tra

Datalogger vẫn có thể ghi dữ liệu bình thường dù thiết bị đã lâu chưa được kiểm tra độ chính xác. Vì vậy, việc biểu đồ có dữ liệu liên tục không đồng nghĩa với việc mọi giá trị đều đáng tin cậy.

Nếu thiết bị được sử dụng thường xuyên, doanh nghiệp nên có lịch kiểm tra hoặc hiệu chuẩn phù hợp với mức độ quan trọng của phép đo và quy trình nội bộ.

Khi số liệu có dấu hiệu bất thường, có thể dùng một thiết bị đo khác có độ tin cậy phù hợp để đối chiếu tại cùng vị trí. Cách này giúp xác định vấn đề có thể nằm ở cảm biến, datalogger hay chính điều kiện nhiệt độ trong kho.

Quan trọng là không nên chờ đến khi hàng hóa có vấn đề mới kiểm tra thiết bị đo.

Dấu hiệu nhận biết từ cách vận hành hàng ngày

Một hệ thống có thiết bị phù hợp nhưng quy trình vận hành chưa đúng vẫn có thể tạo ra dữ liệu thiếu liên tục hoặc phát hiện sự cố quá muộn.

Kiểm tra thủ công vào mỗi tối, sáng, trong khi dữ liệu ban đêm và cuối tuần bị bỏ qua

Kiểm tra thủ công chỉ cho bạn vài “ảnh chụp” nhiệt độ trong ngày. Những sự cố như mất điện ban đêm, cửa kho không đóng kín hoặc dàn lạnh đóng tuyết nặng thường xảy ra ngoài các khung giờ kiểm tra.

Ví dụ minh họa: kho kiểm tra lúc 8 giờ, 14 giờ và 17 giờ mỗi ngày làm việc. Khoảng trống từ 17 giờ đến 8 giờ sáng hôm sau là 15 tiếng không có dữ liệu. Nếu cuối tuần không ai kiểm tra, khoảng trống từ chiều thứ Sáu đến sáng thứ Hai kéo dài khoảng 63 tiếng.

Hệ quả là dòng “bình thường” trong sổ chỉ cho biết nhiệt độ ổn tại những thời điểm có ghi, không chứng minh được gì về phần thời gian còn lại. Datalogger ghi liên tục theo chu kỳ cài đặt, ví dụ vài phút một lần, giúp lấp khoảng trống này. Chu kỳ ghi nên chọn theo mức rủi ro của hàng hóa: hàng nhạy với nhiệt độ cần chu kỳ ngắn hơn hàng ít nhạy.

Có một giới hạn cần lưu ý. Ghi liên tục chỉ có giá trị khi có người xem lại dữ liệu theo lịch cố định. Thiết bị ghi đầy đủ nhưng không ai mở ra xem thì kho vẫn chỉ phát hiện sự cố sau khi hàng đã chịu ảnh hưởng.

Chỉ phát hiện sự cố sau khi hàng đã hỏng vì không có cảnh báo tức thời

Ghi dữ liệu và cảnh báo là hai chức năng khác nhau. Một datalogger có thể lưu lại lịch sử nhiệt độ nhưng không nhất thiết cảnh báo ngay khi nhiệt độ vượt ngưỡng. Nếu nhân viên chỉ xem dữ liệu vào cuối ngày, sự cố có thể được phát hiện sau một khoảng thời gian đáng kể.

Với những kho cần phản ứng nhanh, nên xem xét thiết bị có chức năng cảnh báo phù hợp với quy trình vận hành, chẳng hạn:

• Cảnh báo khi nhiệt độ vượt ngưỡng cài đặt.
• Cảnh báo trực tiếp trên thiết bị.
• Cảnh báo từ xa nếu hệ thống có kết nối phù hợp.
• Ghi lại thời điểm bắt đầu và kết thúc sự kiện bất thường.
• Cho phép truy xuất dữ liệu sau khi sự cố xảy ra.

Không phải kho nào cũng cần hệ thống cảnh báo từ xa. Nếu nhân viên luôn có mặt và quy trình kiểm tra đã đáp ứng nhu cầu, datalogger có cảnh báo tại chỗ có thể đã đủ. Ngược lại, với kho hoạt động ngoài giờ hoặc cần phản ứng nhanh, cảnh báo từ xa có thể có giá trị hơn.

Vì sao hồ sơ nhiệt độ hiện tại có thể không đủ khi bị kiểm tra?

Khi kiểm tra, đoàn đánh giá thường không chỉ hỏi kho có hồ sơ nhiệt độ hay không. Họ quan tâm hồ sơ đó có đại diện cho điều kiện thực tế của hàng hóa, có đầy đủ liên tục và có truy xuất được hay không. Yêu cầu cụ thể khác nhau tùy loại hình (kho thuốc theo GSP, thực phẩm theo HACCP…), tiêu chuẩn doanh nghiệp áp dụng và cơ quan kiểm tra.

Một số câu hỏi thường gặp trong đánh giá:

• Vì sao thiết bị đặt ở vị trí đó? Một số hướng dẫn quốc tế về bảo quản thuốc khuyến nghị đánh giá phân bố nhiệt độ trong kho (temperature mapping) để làm căn cứ chọn vị trí.
• Thiết bị còn hạn hiệu chuẩn không, và có hồ sơ chứng nhận đi kèm không?
• Dữ liệu có liên tục không, có khoảng trống nào chưa giải thích được?
• Khi nhiệt độ vượt ngưỡng, bạn đã xử lý thế nào và có ghi lại hành động khắc phục không?

Hồ sơ ghi tay thường khó chứng minh tính nguyên vẹn hơn dữ liệu tự động có mốc thời gian, vì nội dung có thể bị sửa sau khi ghi. Điều này không có nghĩa ghi tay bị cấm. Nó chỉ cho thấy một hồ sơ chỉ có sổ tay sẽ có ít bằng chứng hỗ trợ hơn khi bị hỏi sâu.

Nên làm gì ngay khi nhận ra những dấu hiệu này?

Không nhất thiết phải thay toàn bộ hệ thống ngay khi phát hiện một vấn đề. Trước tiên, nên kiểm tra theo từng bước để xác định vấn đề nằm ở vị trí đo, thiết bị hay quy trình vận hành.

• Rà lại vị trí đo: Kiểm tra cảm biến đang đặt ở đâu và vị trí đó có thực sự đại diện cho khu vực cần giám sát hay không. Nếu kho có nhiều khu vực hoặc nghi ngờ nhiệt độ phân bố không đều, nên đánh giá lại các điểm đo thay vì chỉ di chuyển cảm biến theo cảm tính.
• Đối chiếu bằng thiết bị thứ hai: Khi số liệu có dấu hiệu bất thường, sử dụng một thiết bị đo khác có độ tin cậy phù hợp để đo tại cùng vị trí. Nếu hai kết quả chênh lệch, cần kiểm tra thêm tình trạng của từng thiết bị trước khi kết luận.
• Kiểm tra tình trạng hiệu chuẩn: Xem lại thời điểm kiểm tra hoặc hiệu chuẩn gần nhất và hồ sơ liên quan. Nếu thiết bị được sử dụng trong quy trình kiểm soát chất lượng, nên xác định rõ yêu cầu về hiệu chuẩn ngay từ đầu.
• Kiểm tra cách ghi dữ liệu: Xem lại chu kỳ ghi, khoảng thời gian lưu trữ và những khoảng dữ liệu bị thiếu. Nếu sử dụng hệ thống cảnh báo, kiểm tra cả lịch sử cảnh báo thay vì chỉ nhìn vào biểu đồ nhiệt độ.
• Rà lại quy trình vận hành: Đối chiếu thời điểm nhiệt độ bất thường với các hoạt động như mở cửa kho, nhập xuất hàng, vệ sinh hoặc bảo trì hệ thống lạnh. Không phải mọi biến động nhiệt độ đều xuất phát từ datalogger.
• Theo dõi lại sau khi điều chỉnh: Sau khi thay đổi vị trí cảm biến, thiết bị hoặc quy trình, tiếp tục theo dõi dữ liệu để xác định vấn đề đã được xử lý thực sự hay chưa.

Checklist kiểm tra nhanh

Nếu cần kiểm tra ngay hệ thống hiện tại, có thể bắt đầu bằng 5 câu hỏi:

• Cảm biến đang đặt đúng vị trí cần giám sát chưa?
• Dữ liệu có được ghi liên tục trong toàn bộ thời gian cần theo dõi không?
• Thiết bị đã được kiểm tra hoặc hiệu chuẩn theo yêu cầu chưa?
• Khi nhiệt độ vượt ngưỡng, ai nhận cảnh báo và xử lý như thế nào?
• Có thể xuất và truy xuất lại dữ liệu khi cần kiểm tra không?

Nếu có từ hai câu trả lời trở lên là “chưa”, doanh nghiệp nên xem lại hệ thống giám sát trước khi chỉ đơn giản đổi sang một model datalogger khác.

Giám sát nhiệt độ kho lạnh sai cách thường không đến từ một lỗi duy nhất. Datalogger có thể ghi dữ liệu ổn định nhưng đặt sai vị trí, thiết bị lâu chưa được kiểm tra hoặc quy trình chỉ ghi nhận nhiệt độ mà không có cảnh báo khi xảy ra bất thường.

Khi phát hiện những dấu hiệu này, nên bắt đầu từ những việc đơn giản: rà lại vị trí cảm biến, đối chiếu bằng thiết bị thứ hai, kiểm tra tình trạng hiệu chuẩn và xem lại cách lưu trữ dữ liệu. Sau đó mới xác định doanh nghiệp cần điều chỉnh cách giám sát, thay đổi thiết bị hay bổ sung cảnh báo từ xa.